Privacy Statement

Per 7 september 2020

Dit is het privacystatement van het Molengraaff Dispuut. Veiligheid en privacy staan hoog in het vaandel bij het Molengraaff Dispuut. De gegevensverwerkingen door het Molengraaff Dispuut zijn niet aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens, omdat een vereniging is  vrijgesteld van de meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In dit privacystatement wordt besproken hoe het Molengraaff Dispuut gegevens verzamelt en de doeleinden waarvoor deze gegevens kunnen worden gebruikt. De grondslagen voor de verwerking van deze gegevens zijn toestemming, gerechtvaardigd belang en het uitvoeren van een overeenkomst.

  1. Studievereniging Molengraaff Dispuut

Het adres van het Molengraaff Dispuut is: Janskerkhof 2-3a, kamer 1.19. 3512 BK Utrecht. Je kunt contact opnemen door: te mailen naar info@molengraaffdispuut.nl; te bellen naar een van de bestuurders: http://molengraaffdispuut.nl/contact/ of een brief te sturen naar Molengraaff Dispuut, Janskerkhof 2-3a, kamer 1.19. 3512 BK Utrecht.

  1. Doeleinden gegevensverzameling

Het Molengraaff Dispuut verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden.

  • Om te communiceren
  • Om onze diensten op de wensen van de leden af te stemmen en te verbeteren
  • Om de leden en deelnemers van activiteiten te informeren over evenementen en aanbiedingen (van derde partijen) van het Molengraaff Dispuut
  • Om informatie over leden te verstrekken aan derden indien wij daartoe verplicht zijn op basis van wet- of regelgeving
  • Om informatie over leden te verstrekken aan derden voor het organiseren van evenementen
  • Om de identiteit te verifiëren en fraude te voorkomen
  • Voor promotiedoeleinden
  • Ter beoordeling of een student in aanmerking komt voor lidmaatschap
  • Om leden in contact met elkaar te brengen
  • Ter inventarisatie van het aantal te verwachten aanwezigen bij activiteiten
  • Ter inventarisatie en handhaving van het drie-activiteitenbeleid

Het Molengraaff Dispuut hanteert een drie-activiteitenbeleid. Per collegejaar dient elk lid in beginsel drie inhoudelijke activiteiten bij te wonen. Om het beleid te handhaven verwerkt het Molengraaff Dispuut persoonsgegevens, zoals het aantal bezochte inhoudelijke activiteiten.

  1. De volgende gegevens worden verzameld en verwerkt door het Molengraaff Dispuut:

3.1. De gegevens in hoofdstuk 3.1 worden bewaard bij Codex.

Zie voor privacy statement Codex: Privacy Beleid Codex.

3.1.1. Onderstaande gegevens worden verwerkt door het Molengraaff Dispuut bij Codex.

3.1.1.1. Onderstaande gegevens zijn verplicht in te vullen bij inschrijving/sollicitatie tot lidmaatschap

  • Voornaam (of voornamen) en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • E-mailadres
  • Mobiele telefoonnummer
  • Startdatum studie

3.1.1.2. Aanvullende gegevens die kunnen worden verwerkt

  • Adres, postcode en woonplaats – kun je als lid invullen
  • Bankrekeningnummer – indien er een transactie wordt gedaan met het Molengraaff Dispuut
  • Opmerkingen die geplaatst worden op inschrijfformulier
  • Deelname aan activiteiten

Deelname aan activiteiten wordt mede bijgehouden ter handhaving van het drie-activiteitenbeleid.

  • Inloggegevens

Wanneer een lid problemen ondervindt met inloggen kan bij het bestuur verzoek worden gedaan om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Hiertoe wordt een eenmalig te gebruiken wachtwoord verstrekt.

  • Aanvullende gegevens met betrekking tot bepaalde activiteiten

Ter inschrijving van bepaalde activiteiten kunnen aanvullende gegevens gevraagd worden. Voorbeelden hiervan zijn de aanmelding van de studietrip, studiereis en diners. Er zullen enkel gegevens gevraagd worden die van belang zijn voor het organiseren van de activiteit. Hierbij valt te denken aan allergieën, paspoortgegevens etc. Deze gegevens zullen niet langer dan 2 maanden na afloop van de desbetreffende activiteit bewaard blijven.

3.1.1.3. Wanneer je solliciteert tot lidmaatschap of tot een plaats in een commissie of bestuur worden eveneens de volgende gegevens verzameld:

  • Motivatiebrief
  • Cijferlijst bachelor (en waar van toepassing master) Rechtsgeleerdheid
  • Cv

Deze gegevens worden verzameld om te beoordelen of de sollicitant in aanmerking komt voor het lidmaatschap of deelname aan een commissie of het bestuur (indien van toepassing). Deze aanvullende persoonsgegevens worden nooit zonder toestemming aan derden verstrekt. Deze informatie is verplicht te verstrekken bij de genoemde sollicitaties.

3.2. De volgende gegevens worden door het Molengraaff Dispuut verstrekt aan Mailchimp

Mailchimp: The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA. Zie voor de Privacy Statement van Mailchimp: Privacy Policy Mailchimp.

Gegevens verstrekt aan Mailchimp:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Foto’s

Deze gegevens worden verstrekt om de ledenmail te versturen. De ledenmail kan zowel betaalde als onbetaalde advertenties bevatten.

Binnen Mailchimp kunnen de volgende gebruiksgegevens door het Molengraaff Dispuut worden verwerkt

  • Openen van de mails
  • Locatie van openen
  • Klikken op links

3.3. De volgende gegevens worden door het Molengraaff Dispuut verwerkt bij Conscribo

  • Voor- en achternamen van leden die transacties hebben verricht met het Molengraaff Dispuut
  • Omschrijvingen van transacties.

3.4. De volgende gegevens worden door het Molengraaff Dispuut verwerkt in Gmail

  • (E-mail)contact tussen het Molengraaff Dispuut en derden
  • Contactgegevens van leden van het Molengraaff Dispuut en derden
  • Gegevens ten behoeve van sollicitaties als genoemd in 3.1.1.3.

3.5. De volgende gegevens worden door het Molengraaff Dispuut verwerkt bij WordPress.org

  • Foto’s
  • Voor- en achternaam van o.a. commissieleden, leden van de Raad van Advies bestuursleden.

3.6. De volgende gegevens worden door het Molengraaff Dispuut verstrekt aan overige derden

  • Voor- en achternaam van leden

Deze gegevens worden enkel verstrekt wanneer een lid zich heeft aangemeld voor een activiteit op een externe locatie en hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

  1. Sociale media

Het Molengraaff Dispuut is op Facebook, Instagram en LinkedIn aanwezig om leden en derden te kunnen informeren over de activiteiten van de vereniging. Als u het Molengraaff Dispuut volgt via sociale media of communiceert met of over Molengraaff Dispuut via sociale media, kunnen wij de volgende gegevens verwerken zodat wij de inhoud van onze activiteit op sociale media voor onze leden zoveel mogelijk kunnen optimaliseren:

  • De bekeken en geplaatste content en bericht met betrekking tot het Molengraaff Dispuut
  • Leden worden toegevoegd aan de besloten en geheime facebookgroep Molengraaff Dispuut

Via deze besloten groep kunnen leden in contact komen met elkaar. Partijen van buitenaf kunnen niet zien welke Facebookprofielen in de groep zitten.

  1. Beveiliging

De gebruikersdata worden opgeslagen op locaties die (zowel fysiek als) technisch beveiligd zijn. Slechts een selecte groep verwerkers heeft op basis van zijn of haar functieprofiel toegang tot de ledendata. Die verwerkers die toegang hebben tot de ledendata worden vooraf getraind en geïnstrueerd hoe met deze data om te gaan.

  1. Bewaartermijn

Het Molengraaff Dispuut bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Dit brengt met zich mee dat de gegevens van leden in beginsel bewaard blijven tot maximaal twee maanden na het eindigen van het lidmaatschap of binnen twee maanden na afhandeling van sollicitatie tot lidmaatschap. Wanneer het lidmaatschap wordt omgezet in alumnilidmaatschap is de vorige volzin niet van toepassing, in dat geval geldt dat gegevens worden verwijderd binnen twee maanden na het uitschrijven voor het alumnilidmaatschap.

De gegevens kunnen geanonimiseerd gebruikt worden na uitschrijven van het lid ter verbetering van de diensten van het Molengraaff Dispuut.

De gegevens die bij Conscribo worden verwerkt kunnen langer worden bewaard dan de hierboven vermelde termijn in verband met de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn voor de boekhouding van de vereniging.

  1. Uw rechten
  • U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens
  • U heeft het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen
  • U heeft het recht om verzet aan te tekenen tegen het gebruik van uw gegevens
  • U heeft het recht om te klagen

Bij de autoriteit persoonsgegevens kunt u over de verwerking van de persoonsgegevens klagen. Dit kan bijvoorbeeld via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Als u wilt weten welke persoonsgegevens van u het Molengraaff Dispuut verwerkt, kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. Het Molengraaff Dispuut behandelt uw verzoek binnen 4 weken.

Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen. Een verstrekte toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde intrekken door te mailen naar info@molengraaffdispuut.nl. Mogelijk kunt u dan niet langer lid blijven.

  1. Updates

Het Molengraaff Dispuut blijft haar diensten ontwikkelen en optimaliseren. Dit privacystatement wordt daarom van tijd tot tijd aangepast. Het Molengraaff Dispuut adviseert u dan ook dit privacystatement regelmatig te raadplegen.